Один день главного бухгалтера

Немного хочу описать вам первый день на работе новоиспеченного главного бухгалтера.

Небольшое отступление в виде собеседования.

Собеседование

И так вам позвонили из компании и предложили пройти собеседование. Вы просмотрев информацию о компании заинтересовались и пошли. Главное для вас это не волноваться, в голове держите: не меня выбирают, а я выбираю. Нравится ли мне эта компания, нравится ли мне стиль общения с людьми (как менеджер по персоналу или человек со сторонней компании (часто организации прибегают к помощи кадровых агентств) человека, который со мной беседует. Подходит ли график работы, социальный пакет, условия проезда (близость метро, доставка сотрудников до места работы) и т.д. Это вам поможет расслабится и уже не так скованно отвечать на вопросы менеджера по персоналу (либо специалист отдела кадров, либо руководитель организации).

Вот вы прошли десяток собеседований, три компании к примеру вам предложили место работы. Вы выбрали из них лучшую на ваш взгляд и вот ваш первый рабочий день.

Обстановка в кабинете

Заходите в кабинет и ловите первые ощущения, нравится ли вам или нет. Это как дома, может быть уютно, а может быть пусто, грустно, мрачно и т.д. Тогда сможете понять, что вы хотите изменить в этом кабинете, что убрать, что добавить. Запомните, запишите, после ознакомления со всем, вы можете требовать у руководителя изменить в кабинете то, что вы хотите. А пока знакомьтесь с сотрудниками, с которыми будете сталкиваться в процессе работы, с кем-то раз в месяц, с кем-то каждый день. Это вы должны узнать в процессе знакомства.

Сотрудники

Как главный бухгалтер вы можете непосредственно работать с данными сотрудниками: примерный перечень сотрудников в среднестатистической компании –

1.      Руководитель – решение (если нет финансового директора) в области финансов предприятия (платежи по банку к примеру), улучшения финансовых показателей,  вопросы взаимодействия с сотрудниками (прием-увольнение, взаимодействие с начальниками отделов), налоговыми инспекциями, промежуточная и квартальная отчетность. 

2.      Начальник снабжения (либо начальник отдела продаж) – вопросы по отчетам купли-продажи, по первичным документам. Договорные вопросы.

3.      Системный администратор – вопросы по автоматизации учета, обновления и прочее.

4.      Заместитель главного бухгалтера (если есть) – это вопросы по бухгалтерским и налоговым показателям, по налоговой и бухгалтерской отчетности, внутрифирменной промежуточной отчетности и т.д.

5.      Зав. Складом (зав. хоз. вопросами) – вопросы по материальным отчетам, документооборот по складам, подразделениям.

6.      Бухгалтерия – отчетность по участкам, взаимодействие отдельным вопросов, например – НДС высокий к оплате в бюджет, вопрос к бухгалтеру работающему с поставщиками и подрядчиками (вся ли первичная документация оформлена в соответствии с законодательством, вся в наличии и какая ДТ и Кт и почему и т.д.)

После ознакомления, вы должны для себя понять структуру предприятия, от кого и куда идут документы, с кого спрашивать конкретные вопросы. Внутренние телефоны всех сотрудников.

Миниаудит

После ознакомления с сотрудниками, начинаете производить миниаудит, чтобы понять, что в компании происходит и  с чем вы можете столкнутся. Еще на этапе собеседования вы должны понять с чем придется работать, а уже в последствии работы понять более детально.

Начало всех начал это учредительные документы по новому законодательству остался только Устав, но учредительный договор ни кто не отменял, поэтому документы которые вы должны просмотреть начинаются в таком порядке:

1.      Устав компании – адрес регистрации, уставный капитал, срок правления руководителя, наблюдательный совет, сделки которые совершаются только после согласования с советом директоров и т.д.

2.      Учредительный договор – состав участников, юридические и физические лица, граждане РФ или иностранные лица (организации), способ оплаты уставного капитала и сроки и т.д.

3.      Свидетельство о государственной регистрации предприятия  - кем выдано, дата, номер ОГРН.

4.      Свидетельство о постановке на учет – ваша налоговая инспекция куда будете сдавать отчетность, ваш ИНН и КПП.

5.      Выписка из ЕГРЮЛ – ФИО, руководителя, юридический адрес, номера в ФСС, ОМС, ПФ РФ, виды деятельности код и расшифровка и т.д.

6.      Если компания осуществляет деятельность попадающая под лицензирование, либо она должна вступить в СРО, обязательно проверьте наличие лицензии и срок ее действия, наличие документа подтверждающего вступление в СРО.

Так же должны быт письма и извещения:

1.       Информационное письмо со статистики – коды ОКПО, ОКВЭД, ОКАТО (особенно важно для платежных поручений) и т.д.

2.       Извещение из ПФ РФ о постановке на учет и присвоении регистрационного номера, наименование гос учреждения куда будете отчитываться.

3.       Извещение из ФСС, ставка взноса НС и ПЗ, реквизиты оплаты взносов и наименование фонда куда будете отчитываться.

4.       Извещение из ОМС так же регистрационный номер и наименование учреждение по вопросам медицинских полисов.

Все должно быть в наличие, если компания давно существует, то письма из ФСС должны быть в наличие на каждый год, это связанно с тем что организация ежегодно до 15 апреля проходит перерегистрацию и ей устанавливают тариф по взносам от НС и ПЗ.

А так же если были внесены изменения (к примеру  сменился руководитель, увеличился уставный капитал, выбыл один из учредителей ит.д.) должны быть соответствующие документы о внесении изменений.

После ознакомления с учредительными документами переходим к бухгалтерской и налоговой отчетности. Определяем какие виды отчетности должны быть сданы в организации и куда предоставлены. Далее анализируем все ли сдано, на всех ли есть отметка налоговой инспекции, либо опись и уведомление о сдаче по почте, либо протокол о сдаче по электронным  каналам.

Соответственно если обнаружилась недостача в какой-либо отчетности мы записываем и после анализа всей отчетности, выясняем почему так произошло.

Соответственно далее открываем 1С и распечатываем оборотно-сальдовую ведомость за год, либо если вы начали работу в июле, то за полугодие. Смотрим какие счета присутствуют и начинаем детально изучать.

Если появляются вопросы, вы можете записать все и позже либо с вашим заместителем беседовать, либо с сотрудником который отвечает за этот участок, если организация маленькая, то на прямую с руководителем,  Так вам не придется перелистывать всю первичную документацию, чтобы найти истину. Но если вы один бухгалтер во всей компании, то придется поднять первичные документы и найти ответ на свой вопрос.

После миниаудита, вы уже будете понимать, что происходит с учетом в организации  и можете приступить к текущей работе.

По законодательству при приеме главного бухгалтера на работу ему устанавливается испытательный срок, но не более 6 месяцев, на самом деле вам достаточно недели (это максимум) чтобы понять состояние бухгалтерского и налогового учета и соответственно вы за это время сможете принять решение стоит ли начинать здесь работать или нет.

Расшифровка миниаудита в одном дне бухгалтера.